如何在Word文档中包含SharePoint版本列的值?

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我正在尝试找到一种方法,将 SharePoint 中版本列的内容(即每次文件被签入时更改的值)显示为 Word 文档内的字段(或类似内容)。

理想情况下,我想知道如何配置 SharePoint,以便我可以像“插入 > 快速部件 > 文档属性 > 版本”这样单击某些选项,然后它会在文档中包含版本信息。目标是使某人能够更轻松地将打印版本的文档与 SharePoint 的版本历史相关联。

我已经成功地向文档内容类型添加可编辑的文本列,并将其显示为文档属性快速部件。我还能够添加一个计算的列,将版本作为文本字符串获取...但是这个计算列没有显示为 Word 中的文档属性。(也许我在计算列上缺少某些设置)

8个回答

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这是一种获取文档版本的方法,但要让它正常工作有点麻烦...

  • 在文档库中启用版本控制和内容类型。
  • 进入文档库设置并选择要在其中显示版本的内容类型。
  • 从内容类型菜单中选择信息管理策略设置。
  • 选择定义策略并单击“确定”。
  • 选中“启用标签”复选框。
  • 不要选中标签部分中的其他两个框。
  • 在“标签格式”字段中,按以下格式输入元数据字段:

     版本:{Version} \n
    
  • 设置标签外观并单击预览。

  • 在页面底部单击“确定”。
  • 返回到库并使用您修改过的内容类型创建新文档。
  • 将文件保存为Word 2007格式。
  • 选择插入选项卡。
  • 从功能区菜单中选择快速部件并悬停在文档属性上。
  • 从属性列表中选择标签。
  • 这应该会将您标签中定义的元数据作为字段显示在您的Word文档中。下次打开文档时,该字段将自动更新。
  • 保存。

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@PaulRussell,我认为这在SharePoint/Office的后续版本中不起作用。 - Julian Knight
@JulianKnight 在较新版本的SharePoint/Office中有没有新的方法来实现这个?另外,我一直无法在我们的Excel表格中显示SharePoint版本,有什么提示吗?在“文件>信息>管理版本”中可见信息,因此应该是可能的,对吧? - Geert
@Geert:目前仍然没有本地方法可以执行此操作!有一个适用于SharePoint的插件,通过维护单独的版本字段来工作。它是免费的,名为 Show SharePoint Version in Office Documents。这是我找到的最佳解决方案。它应该也能在Excel中使用,但我没有尝试过。我不知道为什么微软不正确地公开版本字段 - 这太疯狂了。 - Julian Knight
谢谢@JulianKnight,我同意,这太疯狂了!我们即将升级到SP 2013...所以我认为那里仍然是一样的。 - Geert
是的,仍然很遗憾地一样。 - Julian Knight
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这需要同时配置SharePoint和Word文档。


配置SharePoint的文档库:

  1. 进入你计划存储版本控制文档的文档库。
  2. 点击设置>文档库设置。
  3. 点击“版本设置”,确保你要么选择创建“主版本”或者“主版本和次要(草稿)版本”。
  4. 点击“确定”。
  5. 点击“信息管理策略设置”。
  6. 如果你的库可以处理多种内容类型,你会看到它们的列表。点击“文档”。如果它只能处理一种内容类型,则跳过此步骤。
  7. 选择“定义策略…”并点击“确定”。
  8. 选中“启用标签”框,但不要选中该部分中的其他两个框。
  9. 在“标签格式”框中键入{Version}
  10. (可选)可以格式化版本标签。
  11. 点击“刷新”按钮以预览版本标签。它将显示类似于{_UIVersionString}的内容。
  12. 当你满意标签的外观时,点击“确定”。
  13. 要返回到你的文档库,请在页面顶部的导航面包屑中单击文档库的名称。

配置你的Word文档:

  1. 在库中创建一个新文档或上传一个文档。
  2. 打开文档并编辑它。
  3. 将光标放在你想要显示版本标签的任何位置。
  4. 转到“插入”>“快速部件”>“文档属性”>“标签”。
  5. 版本标签“{_UIVersionString}”将显示在文档中。
  6. 保存文档(并选择下一个版本应该是什么)。配置完成!
  7. 如果要测试,请关闭文档并重新打开它。更新的版本将自动出现在你放置版本标签的位置。

这些说明基于Erwin的答案。


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感谢您对Erwin指令的更清晰概述,但是在将来,您可以考虑使用“编辑”按钮来修改他的答案,而不是提交自己的答案。不过,您给予了认可,做得很好。 :) - Chiramisu

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重要提示: 在SP2010中,如果在信息管理策略设置下的文档库中启用标签,则无法将其保存为网站模板。该文档库会被损坏,即使我们禁用该策略,保存为网站模板功能仍然无法使用。唯一的选择似乎是永久删除并重建该列表。


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我按照Rachel的指示操作,效果很好。但是,如果您想进行电子签名,那么在文档中捕获此版本更新会产生问题。例如,如果您的版本为1.6,并决定这是供人们签名的版本;当他们签署时,文档将保存为版本1.7。当您再次打开文档时,版本1.7将与授权版本1.6不匹配,并且您将被告知所有签名均无效。

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我认为jaloplo所指的RevNum字段并不是SharePoint文档版本号。它会在每次保存文档时更新,但似乎保持着自己的修订编号系统,与SharePoint版本编号系统相关但独立。

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尝试在自定义内容类型中创建一个计算字段。该字段可以等于版本。这将使您能够将其作为文档属性添加。这仅适用于Office 2007文档。

创建自定义内容类型后,您可以基于内容类型创建新文档。创建文档后,您可以提取文档信息面板并保存它。它是一个信息路径表单,因此如果需要,您可以自定义它并将自定义面板上传到内容类型。


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Erwin的回答非常准确,但我想留下这个问题以防有人遇到跟我一样的问题。如果您试图在网站集合内容类型上设置版本号标签,而不是在文档库级别上设置,那么在预览或保存信息策略时,您将会收到错误消息“找不到标签引用,Version”。此外,如果您之前已经在网站集合内容类型级别上定义过该策略,那么您将无法在文档库级别上保存策略。必须在网站集合内容类型上将其设置为“None”。也许这对我来说应该从一开始就很明显了,但它并不是这样,也许这可以帮助其他人解决类似的问题。


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文档库的所有列都是Word文档的文档属性。要获取文档的版本,您需要显示文档属性,然后选择“高级属性”。此时,您将看到经典的文档属性窗口,并且您可以在最后一个选项卡中查看“版本”属性。

因此,您可以将此属性的值添加到您想要的文档位置,例如页脚。


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