Outlook电子邮件滥用 - 电子邮件礼仪指南？

Question

我花了很多时间为那些IT关注度很低或没有全职员工处理常见问题的公司执行邮件迁移。因此，管理电子邮件使用和最佳流程的政策从未得到制定。这些环境中的终端用户非技术人员，往往抵制变化。

我确实理解更改/移动/升级邮件平台的机制。在大多数情况下，我帮助公司从基于Linux的POP3或IMAP迁移到Microsoft Exchange。这种移动暴露了许多用户不良习惯。

我的担忧并不完全是关于我过去遇到的电子邮件囤积问题所涉及的磁盘空间; 每个公司总有一个这样的人。我的担忧是我在与特定公司合作时经常看到的问题和滥用。

在上一次迁移期间，我看到：

• 每封电子邮件都抄送给自己的用户（可能是为了跟踪消息线程？）。

• “已发送项目”文件夹中有300兆字节的消息？！？

• 每个发出的消息都发送 Outlook 阅读回执的人。

• 为与每个联系人通信而维护子文件夹的用户。有时手动操作，有时使用非常混乱的客户端规则。

• 过度组织的子文件夹（其中一些只有一条消息）。

• 在“收件箱”下的子文件夹（我不确定这是否是一个不好的做法，但感觉不对）。

• 滥用优先标志。 所有事情都是 高重要性！！

• “已发送项目”文件夹中有4年以上的电子邮件。

• “收件箱”中有25,000条或更多的项目（其中很大一部分未读）。

• “已删除项目”文件夹中有15,000条或更多的消息。

• 一个用户的“草稿”文件夹中有24,000个项目！（这是一个错误应用的客户端规则的结果）。

• 自动归档失控。

这是怎么发生的？ - 是因为电子邮件相对较新，用户不知道如何充分利用它吗？ - 是界面设计的问题，已删除项目文件夹只是一个一键归档系统吗？ - 管理员是否没有尽力帮助纠正行为？ - 如果用户在基本的电子邮件上有问题，那我如何应对教他们如何设置自动回复和使用群组日历的挑战呢（咽口水）？ 我的问题是，是否有一套标准的指南来管理自己的电子邮件？（甚至是一本小册子？） 用户教育问题往往会拖慢这些部署，因为我正在改变人们通过各种方式形成的工作流程。而且当这影响到组织中各个层级/角色的人时，似乎没有制定任何标准。

- ewwhite

Answer 1

这种情况是由几个因素造成的： - 没有正规的邮件使用教育 - 基于民间智慧传递常见任务，如休假规则和如何设置自动分类器 - 不删除任何东西没有带来痛苦 现在，我们还没有达到整体劳动力中大多数人一直在处理电子邮件的职业生涯的阶段，但已经接近了。但是，对于那些处理电子邮件超过十年的人来说，我们绝对已经超过了50%的比例，所以其中仍然存在很多不良过去的做法。 我参与的最后一个Exchange环境就存在所有这些问题。其中一部分是由于一小部分人坚持使用非Outlook界面与Exchange进行交互，这产生了一些副作用。另一部分是由于随机尝试，直到看起来差不多正确为止，然后五年都不再管它。 电子邮件管理是一件非常个人化的事情，被上级强制按照某些愚蠢的小册子说应该这样归档，这并不受欢迎。在邮箱配额极小的环境中，你最终会得到类似于你举的太多文件夹的PST文件大小异常的情况。

我们曾经花时间教育用户的地方包括：

• “已删除项目”文件夹并非一个归档柜。事实上，要清空它！以下是如何设置自动删除过程的方法...
• 设置“离开办公室”规则时，有一些指导原则。
• 当您收到“您的邮箱太大”电子邮件时，可以采取的措施。

简而言之，我们关注痛点。我们不介意用户每天创建一个文件夹来存放一天的通信，或者他们只是将所有内容留在收件箱中，并在需要时进行搜索（类似于Gmail！）。

• 已删除项目实际上，我们确实有一些用户在迁移期间删除项目时变得相当不高兴。因此，我们写了一些内容来阻止将垃圾箱用作文件柜。
• 离开办公室规则高级系统管理员们厌倦了处理帮助台请求以取消调整编写不良“离开办公室”规则，因此我们撰写了一些培训材料，教授如何设置良好的规则。
• 邮箱太大我们设定了邮件配额，因为我们必须这样做。因此，我们撰写了有关保持邮箱容量在限制以内的方法的文档。随着时间推移，我们的常旅客改变了保留邮件的方式。

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我们强制执行的唯一标准是：

• 保持邮箱大小在一定范围内（以下是一些方法）
• 不要发送令人讨厌的OO信息
• 不要把你的邮箱密码告诉任何人，包括你的秘书。我们是认真的。这里是如何委派权限的方法...

- sysadmin1138

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发送大文件怎么办？您有没有采取任何措施来帮助减轻附件存储的负担？ - ewwhite

@ewwhite 帮助台常见问题解答，关于我们的最大尺寸限制。我们试图模仿大型系统的规定，以减少不必要的麻烦（"你甚至不能将其发送给谷歌，所以你为什么抱怨呢？"）。 - sysadmin1138

另外，你们采取了什么措施来阻止将邮件归档到已删除项目中？ - ewwhite

@ewwhite 首先，我们将所有人迁移到了Exchange 2007，这清空了所有的垃圾箱。接着就是一片哀嚎和牙齿咬合声。我们的帮助台人员花了很多时间教育那些最大的抱怨者，并帮助他们建立更好的分类和自动归档设置。其次，每当有人抱怨邮箱容量不够时，我们派一个小弟下去查看；如果他们没有设置自动归档，我们会帮助他们进行设置。确实需要很多耐心指导，但终身教授们需要这样的帮助。 - sysadmin1138

Answer 2

我喜欢将你家里的邮箱类比为处理“坏”电子邮件用户的方式。

你不会把所有未打开的垃圾邮件留在你的邮箱里，也不会把账单、你侄女在动物园的照片或其他东西保存在那里。你会取出它们，要么丢掉，要么放到其他地方保存。像对待你家里的邮箱一样对待你的电子邮箱。

话虽如此，用户教育和适当的培训能起到很大作用。我们合理地限制邮箱容量，并按照谷歌的发送和接收大小限制来避免问题。但是，总会有人认为一切“应该自动运行”，而不需要他们来处理它（即清理多年积累的邮件）。

- HostBits

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有趣。目前Google Gmail的限制是什么？ - ewwhite

上次我查看的时候，限制是25MB的发送/接收。之前我们设置成了10MB，这导致当客户收到来自Gmail或其托管域的邮件时出现问题。 - HostBits